Proyecto modifica legislación en materia de documentos electrónicos para efectuar una transformación digital del estado

El texto legal que modifica la ley que establece bases de los procedimientos administrativos, en materia de documentos electrónicos llegó a la Comisión de Gobierno, Descentralización y Regionalización, instancia que escuchó la exposición del Ministro de la Secretaría General de la Presidencia,  quien entregó detalles de la propuesta del Ejecutivo. La Comisión, acordó conocer la experiencia de la Contraloría, municipios y el Poder Judicial, antes de votar la idea de legislar.

El objetivo de la iniciativa consiste en efectuar una transformación digital del Estado, a través de la modificación de diversos cuerpos legales, para que éste se convierta en un Estado ágil y eficiente, cuyo actuar se condiga con los tiempos actuales y se beneficie de las ventajas inconmensurables del desarrollo electrónico y digital, principalmente en relación a ahorro de tiempo, costos y calidad de vida de la sociedad entera.

Contenido del proyecto:

1. El proyecto de ley introduce modificaciones a la ley N° 19.880 sobre bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado. Las principales líneas de dichas modificaciones son las siguientes:

-Obligatoriedad del soporte electrónico

-Excepcionalidad del soporte papel

– Plataforma electrónica

-Documentos que se encuentren en poder de la Administración

-Comunicación entre los órganos de la Administración

-Notificaciones electrónicas

2.  Asimismo contiene modificaciones a la ley N° 21.045 que crea el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio y el D.F.L. N° 5.200, de 1929, sobre instituciones patrimoniales.

El artículo 14 del D.F.L. N° 5.200, de 1929, obliga a Órganos de la Administración del Estado, Notarios y Conservadores, a enviar al Archivo Nacional, luego del cumplimiento de un plazo, una serie de documentos. Se propone que dicha obligación se deba cumplir mediante el envío de archivos digitales, pudiendo también hacerse antes de los plazos estipulados.

En ese contexto, el proyecto propone crear un sistema digital para fines de envío, recepción, conservación y disponibilidad de documentos por parte del Archivo Nacional.

3.  El proyecto también contiene modificaciones a la ley N° 18.845, sobre sistemas de microcopia o micrograbación de documentos.

Para estos efectos, la modificación a la ley N° 18.845, incluye en este cuerpo legal a los documentos reproducidos en soporte electrónico, a partir de sistemas de digitalización de los documentos otorgados originalmente en papel, de acuerdo al procedimiento y estándares fijados en esta norma, además de otras adecuaciones necesarias para permitir el uso de distintas tecnologías en dicho proceso.

4. Derogación del decreto ley Nº 291 de 1974, que Fija Normas para la Elaboración de Documentos.

Los legisladores consideran como urgente la modernización digital del Estado, dado el  alto valor que conlleva el trámite. Se calcula que el valor del tiempo anual aproximado de los funcionarios dedicados a la gestión documental es de 1.100 MM US$ (miles de millones de dólares). Además de lo netamente económico se considera que para cumplir los requerimientos de transparencia se necesitan 200 abogados para buscar papeles, considerando que el 90% de las licitaciones públicas se hacen en papel. Asimismo según la propia Segpres existen varias instituciones que toman más del 70% de los días para los trámites en papel.

Por lo tanto estiman que se administraría de mejor manera la gestión del conocimiento y el Estado, por definición, será digital. Permitiría solicitudes en línea, seguir tramitación de procedimientos, obtener copias en línea, recibir notificaciones electrónicas por parte del estado. Todo esto con estándares seguros de las plataformas. Adicionalmente se establecería la integración entre las distintas instituciones, para tener mandato de conseguir todos los certificados o antecedentes, los sistemas conversarían. Por último, se reconocería la validez jurídica de los documentos y se crearía un sistema de archivo electrónico.

Finalmente en cuanto al papel, señalan que existirá una excepcionalidad del soporte, para que quede una ventana para el papel, como alternativa. Esto será solo en ciertos casos, sin perjuicio de su posterior digitalización, cuando una persona carezca de medios electrónicos o no tenga acceso a ellos.

Consulte boletín Nº 11882 aquí.

Fuente: Senado.

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