Algunos consejos para gestionar el tiempo y la productividad de los abogados.
Sabemos que las prácticas jurídicas exigen mucho tiempo por parte de los abogados, cumplir con los múltiples requerimientos del tribunal, los clientes y las exigencias en general de la profesión, hacen que a veces los días no sean suficientes para cumplir con todas las tareas.
La plataforma jurídica Legal Trends Report publicó recientemente un estudio en que reveló que a base de una encuesta hecha a cerca de 40.000 abogados, se encontró que estos solo consumen 2.2 horas de su tiempo en tareas facturables. En un campo en el que cada segundo cuenta, el perder tres cuartos del tiempo que se puede cobrar, puede ser una sentencia desfavorecedora. Por eso es necesario que los abogados apliquen medidas dirigidas al aprovechamiento del tiempo.
A continuación algunos consejos:
1. Analice su rutina actual: Comience por tomar en cuenta en qué está gastando el tiempo actualmente, y haga anotaciones para intentar trazar cualquier patrón que detecte. Reflexione en qué puede mejorar su rutina y conecte los trabajos con sus objetivos principales.
2. Haga listas de prioridades: Antes de cada jornada laboral jerarquice las actividades desde las más urgentes a las menos prioritarias, y calendarice la tareas que tenga para resolverlas en los momentos del día que más energía tiene.
La técnica de «timeboxing» ayuda a dividir las tareas grandes en partes más pequeñas y luego finalizar esas partes en un período de tiempo razonable. Cada tarea debe tener su propio bloque de tiempo único que no dure más de tres horas.
3. Use agendas digitales: Permiten el acceso a la información desde cualquier dispositivo, lo que le facilitará organizar las actividades profesionales y personales de modo que no coincidan compromisos y aparte un tiempo limitado para cada actividad. Planifique su agenda antes de iniciar la jornada laboral.
4. Cree un ambiente libre de distracciones: Mientras ejecute las tareas agendadas, intente bloquear las interrupciones que pudiese tener en ese momento y familiarícese con estrategias para cuidarse de personas o cosas que puedan robarle el tiempo. Es importante decir que no a las actividades que no le ayuden a adelantar los trabajos o a mejorar su negocio.
5. Delegue: Si es posible delegar, comparta las actividades y objetivos con los miembros del equipo y delegue aquellas actividades que no están alineadas con sus prioridades actuales o que coincidan con la experiencia de la otra persona.
6. Desarrolle flujos de trabajo inteligentes: Desarrolle procesos que faciliten alcanzar sus objetivos y simplifiquen el trabajo a sus colaboradores. Evalúe, documente y formalice los métodos de trabajo para mejorar la eficiencia. Establezca metas en reducción de tiempos por tarea y así podrá reconocer fallas en los flujos o ejecutores del proceso. Defina metas de tareas por día o departamento, lo cual ayudará a evaluar la eficiencia del flujo de trabajo y cada uno de los procesos.
7. Utilice tecnologías para optimizar sus tareas jurídicas: Para tareas que toman demasiado tiempo existen herramientas jurídicas como Microjuris que le ofrece información concentrada y relevante de jurisprudencia, legislación, doctrina y actualidad para aminorar el tiempo de investigación y poder resolver sus casos o tareas en minutos.
8. Evite el “multitasking»: Intente concentrarse en una sola tarea a la vez. Cada vez que cambie de tarea, tarde al menos varios minutos en cambiar y restablecer tu enfoque. Si cambia de tareas con demasiada frecuencia, el volver a concentrarse en una tarea puede consumirle hasta el 40% de tu productividad.
¿Cómo se puede minimizar ese costo?
Intente concentrarse en una tarea durante un período de tiempo prolongado. Establezca un bloque de tiempo para revisar sus correos electrónicos, devolver llamadas de los clientes, revisar facturas o preparar mociones. Si no puede concentrarte en una sola cosa a la vez, trate de agrupar tareas similares juntas, ya que te consumirá menos tiempo para cambiar entre ellas. Por ejemplo, no mezcles las tareas que se hagan en la computadora con las tareas que debas completar por teléfono.
Recuerde que la gestión del tiempo puede aumentar la productividad, y la mayor ventaja de la gestión eficaz del tiempo es la capacidad de establecer correctamente las prioridades en su día para hacer espacio para el descanso y el cuidado personal.
